Y tu como resuelves problemas, ¿Por instinto o por un análisis profundo?

¿Instinto?













o ¿Análisis Profundo?

Sinopsis: ETHAN, R. (2001). “ The Mc Kinsey Mind” Ed. M Graw Hill. EUA. Pp. 31-83

Diseño del análisis. Uno piensa que cuando tiene un problema el generar una hipótesis inicial le resolverá el problema, sin embargo, si así fuera de fácil todos los problemas serian resueltos de inmediato. Muchos de los gerentes resuelven problemas por sus instintos, otros sin embargo tienden a hacer un análisis muy profundo de la situación. Ambas actitudes pueden llevarnos a malos análisis o decisiones, ya que el que solo se basa en el instinto puede actuar demasiado rápido pero puede tener un rango de error mayor, sin embargo, el que es muy analítico tiende a tratar de reunir demasiada información del problema que lo lleva a tener demasiadas líneas de acción que no se cierran y terminan tomando decisiones tardías y apresuradas por no haber terminado su análisis como esperaba.

La forma en que McKinsey guía los análisis tiene que ver con reglas básicas:

1. Encuentra los factores clave, los cuales incidirán mas fuertemente sobre el problema, hay muchos pero no tantos significativos.

2. Ve el bosque, no solo los árboles ya que de otra manera te puedes perder viendo detalles que nos son importantes en la resolución final.

3. No hagas olas.

Existe actualmente una infinidad de datos que se puede obtener que confundan el problema. Hay que tener foco ya que puede perder uno tiempo esencial en la evaluación de toda la información. Algunas veces la solución viene sola a uno.

En el ciclo de toma de decisiones hay cuatro lecciones básicas que debemos considerar:

1. Permite que tu hipótesis determine tu análisis. La clave sobre esto es calidad sobre cantidad, deja que tu instinto te diga por donde ir pero no dejes de hace una análisis exhaustivo sobre lo que tu instinto te dice, no lo dejes solo.

2. Defina sus prioridades a analizar claramente. Algo muy importante que debe hacer al iniciar es definir que no debe hacer. Olvídese de análisis que no tienen sentido con su hipótesis.

3. Olvídate de precisión absoluta. Puede pasar mucho tiempo buscando mejorar la precisión de sus modelos, pero al final va a tener un rendimiento decreciente o bien perder tiempo para ir al mercado. No necesitamos un modelo perfecto, necesitamos hacer algo antes de que termine el día.

4. Triangule alrededor de los problemas difíciles. En topografía y cartografía, la triangulación es el método para determinar la ubicación precisa de un punto desconocido por la realización de las mediciones de dos puntos conocidos. Puede ser que un dato específico no lo tenga pero podría usar otra información para inferirlo.

En el diseño del análisis siempre debe haber un producto final en mente: el plan de trabajo. El plan de trabajo debe incluir: su hipótesis inicial, el análisis que se debe hacer para probar o refutar la hipótesis, los datos necesarios para realizar el análisis, las posibles fuentes de los datos, una breve descripción del probable producto final del análisis y algo esencial, la fecha de terminación de cada producto final.

Un eficiente diseño del análisis deberá llevar un mejor resultado. Todos los miembros del grupo deben tener claro que hacer, donde obtener la información y cuando deben terminarlo. Una vez que se tiene diseñado el plan de trabajo, solo se tiene que llenar los espacios vacíos.

Obtención de los datos. Después de desarrollar la hipótesis inicial y determinar el análisis es necesario desarrollar la no fabulosa tarea de obtener los datos para desarrollar el análisis. Tres temas son importantes a desarrollar: Estrategias de investigación de manera inteligente, la entrevista como medio de incrementar la calidad de la información y la administración del conocimiento.

1. Las estrategias y herramientas de investigación. A diferencia del pasado ahora necesitamos dar un paso atrás antes de empezar ya que el problema no es tener información, sino que existe en exceso por lo cual debemos tener de acuerdo a McKinsey ciertos principios para investigar:

A. Los hechos son favorables. Nos permiten a falta de experiencia y conocimiento tener información valiosa en la cual nos podemos basar para dar credibilidad a nuestra investigación y descubrir lo que a simple vista se esconde.

B. Nunca aceptar “No tengo idea”, la gente siempre tiene idea o infiere lo que esta pasando sin embargo en ocasiones prefiere guardar sus opiniones por protección o sentimientos de inseguridad, es ahí donde debemos ser capaces de crear esa confianza para obtener información.

C. Consejos específicos de investigación son (1) empezar con los reportes anuales, (2) buscar gente externa y (3) buscar las mejores practicas. Esto nos lleva a hacer comparaciones que nos da una visión amplia de la situación. La experiencia de exalumnos de McKinsey ha ayudado tres maneras de hacer esto: Diagnostico de la orientación de los datos de la empresa, demostrar el poder de los hechos buenos y construir una infraestructura propia. Obtener información estratégica entendiendo como se manejan los datos en la empresa, a la vez con esa misma información obtener lo que esta haciendo bien e ir construyendo información propia, da mayor certeza para tomar decisiones adecuadas con eficacia y eficiencia.

2. Entrevistas. Las entrevistas son la fuente primaria de información y generador de información secundaria. Las entrevistas a las personas correctas y su registro adecuado dan un gran valor a la investigación. Estas deben ser realizadas siempre con preparación y cortesía. Las reglas básicas son estar preparado con una guía de entrevista y buscar mantenerse como el coordinador de la misma, entrevistar en parejas, escuchar no dirigir, parafrasear constantemente, uso de enfoque indirecto, no preguntar demasiado y adoptar la táctica Columbo. Nunca se debe dejar al entrevistado desnudo o descubierto, siendo sensibles a como se va desarrollando, lo cual no nos evita tener entrevistas difíciles que debemos aprender a manejar sin generar sentimientos en el entrevistado. Una nota de agradecimiento es una manera de tener una atención que nos puede permitir regresar siempre con el entrevistado. Finalmente, es importante estructura las entrevistas, recordar que entrevistar es escuchar no dirigir y debe mantenerse siempre sensitivo al entorno del entrevistado. Si con antelación se manda las preguntas a realizar damos oportunidad que nuestro entrevistado prepare mejor sus respuestas y nos de información de mayor calidad.

3. Administración del conocimiento. Información es una colección y algunas veces síntesis de los datos. El conocimiento es una mezcla de información, experiencia y contexto en un proceso de valor agregado. El principio básico es no reinventar la rueda, es decir si alguien ya paso por cierta situación donde desarrollo un análisis lo mejor es tenerlo documentado de manera sencilla y, muy importante, que sea accesible a toda la empresa. Dentro de los alumnos de McKinsey se encontró un desarrollo de cultura de rápida respuesta, adquisición de conocimientos externos y control de la calidad de la información que se registra. Un importante detonador de la transferencia de conocimiento es premiar la compartición del mismo donde toda la organización debe participar usando herramientas simples que son accesibles a todos.

Finalmente, el punto importante es gastar energía en obtener información relevante y no los datos equivocados que nos pueden llevar a tomar malas decisiones.